Here is the English translation of your document:
Register Description
Register and Data Protection Description
Raseborg Castle Cultural Heritage Association’s Register and Data Protection Description
1. Data Controller
Name: Raseborg Castle Cultural Heritage Association
Address: Olofsborg 10 A (Raseborg)
Phone: +358403543790, +358(0)505970802
Email: rsk@raaseporinlinna.fi
Website: www.raaseporinlinna.fi
2. Contact Person for Register Matters
Thony Wickström
Raseborg Castle Cultural Heritage Association
Email: thony.wickstrom@raaseporinlinna.fi
Phone: +358403543790, +358(0)505970802
3. Name of the Register
Customer and Business Register of Raseborg Castle Cultural Heritage Association
4. Purpose of Processing Personal Data
The data in the customer and business register is used to manage, maintain, and develop customer relationships, conduct statistical and market research, provide and produce services, plan and develop business operations, as well as for communication and marketing of Raseborg Castle Cultural Heritage Association’s services.
5. Content of the Register
For private individuals, the register may contain the following data, if available:
Name
Connections to companies, development projects, or organizations
Date of birth
Gender
Place and country of residence
Native language
Contact details (email, address, phone number, fax, electronic invoicing address)
Feedback and complaints
Issued invoices and their payment status
Received and provided services
Documents submitted by the customer and email correspondence
Participation in events organized by Raseborg Castle Cultural Heritage Association
Marketing communications sent to the customer and records of contacts
Personal identity number (only if absolutely necessary for the customer relationship)
For businesses, the register may contain:
Name
Address
Business ID
Industry and descriptions of products or services
Email address
Phone number
Number of employees
Information on the use of services
Customer feedback, including satisfaction, service comments, and other data collected with the customer’s consent
Any invoicing and collection details
6. Regular Sources of Information
The register is updated with information obtained from customers during the customer relationship. Business information is collected, stored, and updated from the trade register. Information may also be collected from company public websites, incoming emails, forms on Raseborg Castle Cultural Heritage Association’s and its partners’ websites, and at various customer, trade fair, and marketing events. Business and personal data may also be obtained, stored, and updated from the Population Register Centre and other similar databases that offer address update and similar services.
7. Regular Data Disclosures
Customer data is not disclosed to third parties without the customer’s consent. Third parties only have access to the data in connection with IT system maintenance, and these parties are bound by confidentiality agreements. Data may be transferred when necessary for payment services, data processing, or similar tasks.
8. Transfer of Data Outside the EU or EEA
No data is transferred outside the EU or EEA.
9. Principles of Register Protection
Data is stored in an internal IT system in Microsoft Excel format and collected through electronic forms in the Johku web service. Customers enter their own data when ordering in the Johku online store. This data is protected with passwords and customized user IDs granted only to the board members of Raseborg Castle Cultural Heritage Association, based on their work duties and needs.
Additionally, data is stored on the dedicated network server of Raseborg Castle Cultural Heritage Association, protected with customized passwords according to the scope and necessity of work tasks.
Raseborg Castle Cultural Heritage Association has the right to use and disclose registered address data for direct marketing, remote sales, and market and opinion research unless the customer objects. Customers can notify their objection using the provided contact details.
10. Rights of the Data Subject
The data subject has the right to:
Access their data
Obtain information on the data retention period or the criteria for determining this period
Request rectification or deletion of data
Request restriction of processing or object to processing
Transfer their data to another system
Withdraw consent if processing is based on consent
Receive information on whether the provision of personal data is a legal or contractual obligation and whether it is necessary to provide the data, as well as the consequences of not providing it
File a complaint with the supervisory authority
Requests and inquiries must be made in writing and directed to the data controller via email with the subject line "Customer Register/Thony Wickström" to thony.wickstrom@raaseporinlinna.fi or by mail to:
Thony Wickström, Raseborg Castle Cultural Heritage Association, Olofsborg 10A, 10710 Snappertuna
Rekisteriseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Raseborgs slotts kulturarv r.f rekisteri- ja tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
Nimi:Raseborgs slotts kulturarv r.f
Osoite: Olofsborg 10 A (Raasepori)
Puhelinnumero vaihde: +358403543790 +358(0)505970802
Sähköposti: rsk@raaseporinlinna.fi
Kotisivut: www.raaseporinlinna.fi
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Thony Wickström
Raseborgs slotts kulturarv r.f
Sähköposti: thony.wickstrom@raaseporinlinna.fi
Puhelin: +358403543790 +358(0)505970802
3 Rekisterin nimi
Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n asiakas- ja yritysrekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakas- ja yritysrekisterin tietoja käytetään Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n asiakassuhteiden hoitoon, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tilasto- ja markkinatutkimusten suorittamiseen, palvelujen tarjoamiseen ja tuottamiseen, liiketoiminnan suunnittelemiseen ja kehittämiseen sekä Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n viestintään ja palveluiden markkinointiin.
5 Rekisterin tietosisältö
Asiakashenkilöstä Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n
puhejohtajan, varapuhejohtajan ja sihteerin käytettävissä ovat seuraavat tiedot, mikäli ne ovat olleet saatavilla:
– nimi
– sidokset yrityksiin, kehittämishankkeisiin tai järjestöihin
– syntymäaika
– sukupuoli
– asuinkunta ja –maa
– äidinkieli
– yhteystiedot (sähköposti, osoitetiedot, puhelinnumerot, fax, verkkolaskutunnus)
– palautetiedot sekä reklamaatio tiedot
– kirjoitetut laskut ja niiden maksutilanne
– tuotetut ja tarjotut palvelut
– asiakkaan luovuttamat dokumentit sekä sähköpostiviestintä
– osallistuminen Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n tilaisuuksiin
– asiakkaalle lähetetty markkinointiviestintä ja tiedot yhteydenotoista- sosiaaliturvatunnus (Mikäli tämä on asiakassuhteessa ehdottomasti tarpeellista)
Yrityksistä Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n
puhejohtajan, varapuhejohtajan ja sihteerin käytettävissä ovat seuraavat tiedot, mikäli ne ovat olleet saatavilla:
– nimi
– osoite
– Y-tunnus
– toimiala ja mahdolliset tuote- ja palvelukuvaukset
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– henkilöstömäärä
– palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö
– asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot
– mahdolliset laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
6 Säännön-mukaiset lähteet
Rekisteriä päivitetään asiakassuhteen aikana asiakkaalta saatavin ja kerättävin tiedoin. Yritystietoja kerätään, talletetaan ja päivitetään Kaupparekisteristä. Rekisteritietoja kerätään ja päivitetään myös yritysten julkisilta www-sivuilta, saapuneista sähköposteista, Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n ja sen yhteistyötahojen verkkosivuilla sijaitsevilla lomakkeilla sekä erilaisissa asiakas-, messu- ja markkinointitapahtumissa. Yritys- ja henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakashenkilöiden tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille käytettäväksi ilman asiakkaan suostumusta. Tietoihin on pääsy kolmansilla osapuolilla vain tietojärjestelmien huoltotarkoituksessa, kolmansilta osapuolilta vaaditaan salassapitoa ja käyttöoikeutta tietoihin ei luovuteta.
Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa edelleen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
– Tiedot säilytetään omassa tietojärjestelmissä Microsoft Excel tiedostona sekä kerätään Johku-verkkopalvelun sähköisillä lomakkeilla. Asiakkaat syöttävät tiedot henkilökohtaisesti tilatessaan Johku-verkkokaupasta, jotka ovat suojattu salasanoin ja räätälöidyt käyttäjätunnukset myönnetään vain Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n puhejohtajan, varapuhejohtajan ja sihteerille yötehtävien laajuuden ja tarpeellisuuden mukaan. Lisäksi tietoja säilytetään Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n
käyttöön tarkoitetulla verkkolevypalvelimen asemilla, jotka ovat suojattu räätälöidyin salasanoin työtehtävien laajuuden ja tarpeellisuuden mukaan. Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:llä on oikeus käyttää ja luovuttaa rekisteröityjä osoitetietoja suoramainontaan, etämyyntiin ja muuhun suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksiin ellei asiakas tätä kiellä. Kiellon voi tehdä ehdoissa mainittuihin yhteystietoihin.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on:
Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Oikeus tietää tietojensa säilytysajasta tai sen määrittämiskriteereistä
Oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus peruuttaa annettu suostumus, kun käsittely perustuu annettuun suostumukseen
Oikeus saada tieto siitä, onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen tai sopimuksen tekemiseen perustuva vaatimus, onko rekisteröidyn pakko toimittaa tällaiset tiedot ja mitä seurauksia seuraa, jos tietoja ei anneta
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Pyynnöt ja tiedustelut tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle sähköpostitse aiheella ”Asiakastietorekisteri/Thony Wickström” osoitteeseen:thony.wickstrom@raaseporinlinna.fi tai postite osoitteeseen: Thony Wickström, Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y, Olofsborg 10A, 10710 Snappertuna