Registerbeskrivning

Register- och dataskyddsbeskrivning

Raseborgs Slotts Kulturarv r.f:s register- och dataskyddsbeskrivning

1. Registeransvarig

Namn: Raseborgs Slotts Kulturarv r.f
Adress: Olofsborg 10 A (Raseborg)
Telefonväxel: +358403543790, +358(0)505970802
E-post: rsk@raaseporinlinna.fi
Webbplats: www.raaseporinlinna.fi

2. Kontaktperson för registerärenden

Thony Wickström
Raseborgs Slotts Kulturarv r.f
E-post: thony.wickstrom@raaseporinlinna.fi
Telefon: +358403543790, +358(0)505970802

3. Registerets namn

Raseborgs Slotts Kulturarv r.f:s kund- och företagsregister

4. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna i kund- och företagsregistret används för att hantera, underhålla och utveckla kundrelationer, genomföra statistik- och marknadsundersökningar, tillhandahålla och producera tjänster, planera och utveckla affärsverksamheten samt för kommunikation och marknadsföring av Raseborgs Slotts Kulturarv r.f:s tjänster.

5. Registerinnehåll

För privatpersoner i registret kan följande uppgifter finnas, om de har varit tillgängliga:

  • Namn

  • Kopplingar till företag, utvecklingsprojekt eller organisationer

  • Födelsedatum

  • Kön

  • Bostadsort och -land

  • Modersmål

  • Kontaktuppgifter (e-post, adress, telefonnummer, fax, elektronisk faktureringsadress)

  • Återkoppling och reklamationer

  • Utfärdade fakturor och deras betalningsstatus

  • Erhållna och erbjudna tjänster

  • Dokument som kunden lämnat samt e-postkorrespondens

  • Deltagande i evenemang anordnade av Raseborgs Slotts Kulturarv r.f.

  • Marknadsföringskommunikation som skickats till kunden samt uppgifter om kontakttillfällen

  • Personnummer (endast om det är absolut nödvändigt för kundrelationen)

För företag i registret kan följande uppgifter finnas:

  • Namn

  • Adress

  • Organisationsnummer

  • Bransch och beskrivningar av eventuella produkter och tjänster

  • E-postadress

  • Telefonnummer

  • Antal anställda

  • Information om användning av tjänster

  • Kundfeedback, inklusive kundnöjdhet, kommentarer om tjänster samt andra uppgifter som samlats in med kundens samtycke

  • Eventuella fakturerings- och indrivningsuppgifter

6. Regelmässiga informationskällor

Registret uppdateras med uppgifter som erhålls från kunder under kundrelationens gång. Företagsuppgifter samlas in, lagras och uppdateras från handelsregistret. Information kan också samlas in från företags offentliga webbplatser, inkomna e-postmeddelanden, formulär på Raseborgs Slotts Kulturarv r.f:s och samarbetspartners webbplatser samt vid olika kund-, mäss- och marknadsföringsevenemang. Företags- och personuppgifter kan även inhämtas, lagras och uppdateras från befolkningsregistercentralen och andra liknande register som erbjuder adressuppdaterings- och liknande tjänster.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Kunduppgifter lämnas inte ut till tredje part utan kundens samtycke. Tredje part har endast tillgång till uppgifterna i samband med underhåll av IT-system, och dessa parter omfattas av sekretesskrav. Uppgifter kan vidarebefordras vid uppdrag relaterade till betalningstjänster, datahantering eller liknande uppgifter.

8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

9. Principer för registerskydd

  • Uppgifterna lagras i ett internt IT-system i Microsoft Excel-format samt samlas in via elektroniska formulär i Johku-webbtjänsten. Kunder matar in sina uppgifter själva vid beställning i Johku-webbutiken. Dessa uppgifter skyddas med lösenord och anpassade användaridentiteter som endast beviljas Raseborgs Slotts Kulturarv r.f:s styrelsemedlemmar i enlighet med deras arbetsuppgifter och behov.

  • Dessutom lagras uppgifter på Raseborgs Slotts Kulturarv r.f:s dedikerade nätverksserver, som är skyddad med anpassade lösenord enligt arbetsuppgifternas omfattning och nödvändighet.

  • Raseborgs Slotts Kulturarv r.f. har rätt att använda och lämna ut registrerade adressuppgifter för direktmarknadsföring, distansförsäljning samt marknads- och opinionsundersökningar, om kunden inte motsätter sig detta. Kunder kan meddela sitt förbud via de angivna kontaktuppgifterna.

10. Registrerades rättigheter

Den registrerade har:

  • Rätt att få tillgång till sina uppgifter

  • Rätt att få information om lagringstid för uppgifterna eller kriterierna för att fastställa denna tid

  • Rätt att begära rättelse eller radering av uppgifter

  • Rätt att begära begränsning av behandlingen eller motsätta sig behandlingen

  • Rätt att överföra sina uppgifter mellan system

  • Rätt att återkalla samtycke när behandlingen baseras på samtycke

  • Rätt att få information om huruvida tillhandahållandet av personuppgifter är en lagstadgad eller avtalsenlig skyldighet och om det är nödvändigt att lämna uppgifterna, samt vilka konsekvenser som kan uppstå om uppgifterna inte lämnas

  • Rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten

Förfrågningar och begäranden ska göras skriftligen och riktas till registeransvarig via e-post med ämnesraden "Kundregister/Thony Wickström" till thony.wickstrom@raaseporinlinna.fi eller per post till:
Thony Wickström, Raseborgs Slotts Kulturarv r.f, Olofsborg 10A, 10710 Snappertuna

Rekisteriseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Raseborgs slotts kulturarv r.f rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

1        Rekisterinpitäjä

Nimi:Raseborgs slotts kulturarv r.f
Osoite: Olofsborg 10 A (Raasepori)
Puhelinnumero vaihde: +358403543790 +358(0)505970802

Sähköposti: rsk@raaseporinlinna.fi

Kotisivut: www.raaseporinlinna.fi

 

2        Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Thony Wickström

Raseborgs slotts kulturarv r.f
Sähköposti: thony.wickstrom@raaseporinlinna.fi
Puhelin: +358403543790 +358(0)505970802

 

3        Rekisterin nimi

Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n asiakas- ja yritysrekisteri

 

4        Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakas- ja yritysrekisterin tietoja käytetään Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n asiakassuhteiden hoitoon, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tilasto- ja markkinatutkimusten suorittamiseen, palvelujen tarjoamiseen ja tuottamiseen, liiketoiminnan suunnittelemiseen ja kehittämiseen sekä Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n viestintään ja palveluiden markkinointiin.

 

5        Rekisterin tietosisältö

Asiakashenkilöstä Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n
 puhejohtajan, varapuhejohtajan ja sihteerin käytettävissä ovat seuraavat tiedot, mikäli ne ovat olleet saatavilla:
– nimi
– sidokset yrityksiin, kehittämishankkeisiin tai järjestöihin
– syntymäaika
– sukupuoli
– asuinkunta ja –maa
– äidinkieli
– yhteystiedot (sähköposti, osoitetiedot, puhelinnumerot, fax, verkkolaskutunnus)
– palautetiedot sekä reklamaatio tiedot
– kirjoitetut laskut ja niiden maksutilanne
– tuotetut ja tarjotut palvelut
– asiakkaan luovuttamat dokumentit sekä sähköpostiviestintä
– osallistuminen Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n tilaisuuksiin
– asiakkaalle lähetetty markkinointiviestintä ja tiedot yhteydenotoista- sosiaaliturvatunnus (Mikäli tämä on asiakassuhteessa ehdottomasti tarpeellista)


Yrityksistä Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n
 puhejohtajan, varapuhejohtajan ja sihteerin käytettävissä ovat seuraavat tiedot, mikäli ne ovat olleet saatavilla:
– nimi
– osoite
– Y-tunnus
– toimiala ja mahdolliset tuote- ja palvelukuvaukset
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– henkilöstömäärä
– palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö
– asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot
– mahdolliset laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

 

6        Säännön-mukaiset lähteet

Rekisteriä päivitetään asiakassuhteen aikana asiakkaalta saatavin ja kerättävin tiedoin. Yritystietoja kerätään, talletetaan ja päivitetään Kaupparekisteristä. Rekisteritietoja kerätään ja päivitetään myös yritysten julkisilta www-sivuilta, saapuneista sähköposteista, Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n ja sen yhteistyötahojen verkkosivuilla sijaitsevilla lomakkeilla sekä erilaisissa asiakas-, messu- ja markkinointitapahtumissa. Yritys- ja henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

 

7        Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakashenkilöiden tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille käytettäväksi ilman asiakkaan suostumusta. Tietoihin on pääsy kolmansilla osapuolilla vain tietojärjestelmien huoltotarkoituksessa, kolmansilta osapuolilta vaaditaan salassapitoa ja käyttöoikeutta tietoihin ei luovuteta.
Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa edelleen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten.

 

8        Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

9        Rekisterin suojauksen periaatteet

– Tiedot säilytetään omassa tietojärjestelmissä Microsoft Excel tiedostona sekä kerätään Johku-verkkopalvelun sähköisillä lomakkeilla. Asiakkaat syöttävät tiedot henkilökohtaisesti tilatessaan Johku-verkkokaupasta, jotka ovat suojattu salasanoin ja räätälöidyt käyttäjätunnukset myönnetään vain Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n puhejohtajan, varapuhejohtajan ja sihteerille yötehtävien laajuuden ja tarpeellisuuden mukaan. Lisäksi tietoja säilytetään Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:n
käyttöön tarkoitetulla verkkolevypalvelimen asemilla, jotka ovat suojattu räätälöidyin salasanoin työtehtävien laajuuden ja tarpeellisuuden mukaan. Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y:llä on oikeus käyttää ja luovuttaa rekisteröityjä osoitetietoja suoramainontaan, etämyyntiin ja muuhun suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksiin ellei asiakas tätä kiellä. Kiellon voi tehdä ehdoissa mainittuihin yhteystietoihin.

 

10     Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on:

  1. Oikeus saada pääsy tietoihinsa

  2. Oikeus tietää tietojensa säilytysajasta tai sen määrittämiskriteereistä

  3. Oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista

  4. Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä

  5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

  6. Oikeus peruuttaa annettu suostumus, kun käsittely perustuu annettuun suostumukseen

  7. Oikeus saada tieto siitä, onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen tai sopimuksen tekemiseen perustuva vaatimus, onko rekisteröidyn pakko toimittaa tällaiset tiedot ja mitä seurauksia seuraa, jos tietoja ei anneta

  8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

 

Pyynnöt ja tiedustelut tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle sähköpostitse aiheella ”Asiakastietorekisteri/Thony Wickström” osoitteeseen:thony.wickstrom@raaseporinlinna.fi tai postite osoitteeseen: Thony Wickström, Raaseporin linnan kulttuuriperintö r.y, Olofsborg 10A, 10710 Snappertuna